Alg. voorwaarden schoolsportdagen

Algemene voorwaarden activiteiten in het kader van een sportdag of meerdaagse.

Algemeen

WoodKid vzw, met zetel te 3020 Herent, Klein Dalenstraat 45c, heeft als missie avontuurlijk buitenspelen en risicovol spel te promoten. WoodKid vzw staat in voor de organisatie van onder andere kampen, workshops, verjaardagsfeestjes, schoolsportdagen,…

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die WoodKid vzw, hierna genoemd als WoodKid, afsluit voor de organisatie van schoolsportdagen of workshops in opdracht van een school.

Prijzen worden steeds opgegeven in euro, WoodKid is voor deze activiteiten een niet BTW -plichtige vzw.

Administratie, wijzigingen en annulatie

Offerte, overeenkomst en voorschot

De klant ontvangt een offerte met een gedetailleerd voorstel van de sportdag of workshop. Hierin vindt men een datum, voorstel van een dagprogramma, locatie, leeftijd van de deelnemers en het aantal deelnemers. Deze offerte dient ondertekend terug te worden gestuurd. Door ondertekening van de offerte verklaart de klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden en ontstaat er een overeenkomst. Na ondertekening en het betalen van de voorschotfactuur ter waarde van 30% van het totaalbedrag op rekeningnummer BE42 0688 9973 5954, doet WoodKid het nodige ter voorbereiding van de activiteit. Het niet tijdig verrichten van de betaling van het voorschot betekent geenszins dat het contract is opgeheven. 

Kostprijs en betaling

WoodKid berekent een kostprijs per deelnemer per dag. Deze omvat de administratie -, materiaal - en organisatiekost. Bij bepaalde bijkomende of specifieke activiteiten op vraag van de klant zal dit verrekend worden in de prijs. De verplaatsingskost wordt extra aangerekend aan een minimum van 0,80 euro per kilometer over het volledige traject (heen en terug) per vervoermiddel dat nodig is voor de volledige opzet van de sportdag of workshop. Bij niet betaling van de factuur op de opgegeven datum zal deze na vergeefse ingebrekestelling verhoogd worden met 10 % met een minimum van 100 euro. Prijzen voor een totaalpakket worden steeds uitdrukkelijk vermeld. Dranken zijn nooit inclusief, tenzij nadrukkelijk vermeld.

Prijsaanpassing

De opgegeven prijs kan naar keuze van WoodKid en op initiatief van WoodKid aangepast worden aan:
Hetzij de stijging van de prijzen van de leveranciers van WoodKid, met inbegrip van een stijging van de brandstof-, energie- en waterprijzen, de lonen van personeel en/of andere posten die in de prijs begrepen zijn dan wel afzonderlijk worden doorgerekend, in de periode tussen de datum van de offerte en het begin van het verblijf of datum van de activiteit. WoodKid houdt zich het recht voor de prijs aan te passen en de wijziging door te rekenen ook na het verblijf of de activiteit in functie van de eventueel navolgende facturatie van leveranciers voor goederen of diensten geleverd ten behoeve van het verblijf en/of de activiteit.

Deelnemersaantallen en wijzigingen

Bij de aanvraag van de offerte wordt er een realistisch aantal deelnemers doorgegeven waarop we ons baseren voor de voorbereidingen van de activiteit. De klant kan tot maximum 14 kalenderdagen voor aanvang van de activiteit het oorspronkelijke aantal deelnemers wijzigen zonder administratiekosten. Andere wijzigingen kunnen onderhevig zijn aan een administratiekost die bepaald en vooraf gecommuniceerd wordt op basis van de omvang van de wijziging. Na afloop van de activiteit wordt steeds een minimum van 95% van het doorgegeven aantal gefactureerd (met min. 30 deelnemers voor schoolgroepen).

Annulatie door de klant

Annulering van de activiteit door de klant is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• Meer dan 91 dagen= 10% adminkost van het totaalbedrag zoals op de offerte vermeld met een minimum van 100 euro.

• 90-61 dagen= 30% (= voorschot) van het totaalbedrag zoals op de offerte vermeld.

• 60-31 dagen= 50% van het totaalbedrag zoals op de offerte vermeld.

• 30 dagen tot 14 dagen= 75% van het totaalbedrag zoals op de offerte vermeld.

• Minder dan 14 dagen= 100% van het totaalbedrag zoals op de offerte vermeld.

Bij slechte weersomstandigheden gelden andere annuleringsvoorwaarden : zie lager .

We streven er altijd naar om onze deelnemers/klanten zo commercieel mogelijk tegemoet te komen. Deze vergoedingsregeling is verantwoord door de kosten die WoodKid maakt in aanloop van de verhuur/de activiteit en de moeilijkheid om, bij annulatie kort voor aanvang, alsnog een alternatief te vinden tegen dezelfde voorwaarden.

In geval van een overheidsbeslissing waarbij samenkomsten zoals groepsactiviteiten expliciet worden verboden of beperkt, zal WoodKid de annulering na afhouding van een adminkost toestaan. Het uitstellen van uw evenement naar een nieuwe datum kan in dit specifieke geval kosteloos. In geval van annulering als gevolg van een interne beslissing binnen uw organisatie, zijn onze annuleringsvoorwaarden van toepassing.

Annulatie of noodgedwongen wijziging door WoodKid

De organisatie behoudt het recht om in geval van buitengewone omstandigheden (weersomstandigheden, materiaalgebruik, etc.) de activiteiten te annuleren of om via samenspraak met de klant de activiteiten te wijzigen of passende alternatieven aan te bieden. Bij volledige annulatie door het in gebreke blijven van WoodKid en indien geen passend alternatief voorzien kan worden, krijgt de klant het eventueel reeds betaalde voorschot of de volledige som integraal terugbetaald. Bij een gewijzigde activiteit of passend alternatief wordt de normale prijs aangerekend. De klant heeft echter onder geen beding recht op een schadevergoeding of korting.

Locatie en voorzieningen

De klant heeft de keuze om:

o Zelf de locatie/sportinfrastructuur te voorzien. In dit geval worden verplaatsingskosten in

rekening gebracht vanaf het depot van WoodKid in Herent. De klant is verantwoordelijk voor de aanvraag en toelating van deze locatie.

o De activiteit te laten plaatsvinden op één van de voorgestelde locaties van WoodKid. In dit geval worden geen verplaatsingskosten in rekening gebracht, maar zal de eventuele huurprijs en bijhorende administratie wel verrekend worden in de prijs.

Activiteit op een locatie voorzien door de klant

De locatie/sportinfrastructuur wordt gratis ter beschikking gesteld door de klant, tenzij anders overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor de geschiktheid en de reservatie van de locatie.

o Indien de ruimte ongeschikt blijkt te zijn, heeft de coördinator van WoodKid ter plaatse de bevoegdheid om de activiteit te vervangen of indien nodig te annuleren. Deze wijziging heeft geen invloed op de overeengekomen kostprijs van de activiteit, zoals vermeld in de ondertekende offerte, die volledig verschuldigd blijft . De klant zorgt desgewenst voor een alternatief bij slechte weersomstandigheden .

o Indien de klant geen alternatief heeft en de weersomstandigheden zijn te slecht, dan kan de coördinator van WoodKid besluiten de activiteiten ter plaatse te staken. Indien de weersomstandigheden later op de dag verbeteren, kan de activiteit mogelijk worden hervat. Deze beslissing wordt genomen met het oog op veiligheid en ter bescherming van deelnemers, medewerkers en materiaal .

De locatie moet voorzien zijn van basisvoorzieningen zoals toiletten en een mogelijkheid tot schuilen bij lichte regen tijdens de lunchpauze en schuilmomenten. Op aanvraag en indien de weersomstandigheden dit toelaten, kan WoodKid voorzien in maximaal 2 expotenten van 3*6 meter. 

WoodKid kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het ontbreken van schuilplekken en behoudt zich het recht voor om de activiteit te annuleren of te wijzigen indien de locatie niet voldoet aan de overeengekomen voorwaarden. Zodra WoodKid ter plaatse is met materiaal en medewerkers, wordt de activiteit gefactureerd zoals bepaald in de overeenkomst. 

Het welzijn van onze werknemers staat voorop. Om aan de wetgeving (wet betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (wet 4/8/96, BS 18/09/96)) te voldoen en de veiligheid te waarborgen, verwachten we dat de eigenaar van de accommodatie waar onze activiteiten plaatsvinden , verantwoordelijkheid neemt. 

Dit houdt in dat zij ons informeren over geldende veiligheidsvoorschriften en mogelijke risico's van de accommodatie. De eigenaar is tevens verantwoordelijk voor het naleven van alle verplichtingen met betrekking tot brandveiligheid, keuringen, evacuatieplannen, enzovoort. Als er een veiligheidsdocument of onthaalprocedure voor gebruikers aanwezig is, willen we hier graag van op de hoogte worden gebracht .

Levering en bereikbaarheid

De klant dient te zorgen dat de benodigde materialen door WoodKid vzw op een normale manier kunnen geleverd en geïnstalleerd worden op de overeengekomen plaats en het overeengekomen tijdstip, en zo onder meer te zorgen voor de bereikbaarheid van de leveringsplaats. Indien hieraan niet is voldaan is de klant ertoe gehouden alle schade, met inbegrip van de wachturen en bewaringskosten in hoofde van WoodKid vzw, te vergoeden. Indien de leveringslocatie niet toegankelijk is voor het vervoer van het materiaal door WoodKid en er bijgevolg kosten worden gemaakt, zoals boetes voor het betreden van een niet-toegankelijk gebied, zullen deze kosten worden doorberekend aan de klant. Dit geldt met name in situaties waar de klant de activiteiten heeft gepland op een locatie die niet geschikt is voor het transport van het materiaal van WoodKid. De klant dient kosteloos parkeergelegenheid te voorzien voor de begeleiders van WoodKid vzw en voor de bestelwagen (s) die WoodKid vzw gebruikt voor de levering van materialen. De parkeergelegenheid dient zich te bevinden in de nabijheid van de locatie waar de activiteiten plaatsvinden en dient vlot toegankelijk te zijn voor de bestelwagen (s) van WoodKid vzw. De klant dient voldoende parkeerplaatsen te voorzien voor de lesgevers van WoodKid vzw. WoodKid zal op zijn beurt op voorhand het aantal monitoren doorgeven aan de klant. Indien de klant geen gratis parkeerplaatsen kan voorzien, zijn de parkeerkosten ten laste van de klant.

Annulatie bij slechte weersomstandigheden

Bij slecht weer tijdens een activiteit bekijken we welke activiteiten vervangen kunnen worden om de locatie toch te kunnen blijven gebruiken. Een beetje regen is geen probleem. Indien het weer te slecht is om de sportdag outdoor te organiseren (bijvoorbeeld bij storm of hevige wind), is het de verantwoordelijkheid van de klant om een indoorruimte te regelen ter vervanging. 

We bekijken op dat moment in onderling overleg welke activiteiten en planning als alternatief kan dienen. Dit geeft echter geen recht op een gedeeltelijke compensatie in welke vorm dan ook. 

Indien dit niet mogelijk is, kan de activiteit geannuleerd worden. In dat geval kan het reeds betaalde voorschot van 30% van de totaalprijs worden overgedragen naar een nieuwe activiteit, op voorwaarde dat deze binnen de 9 maanden na de geannuleerde datum plaatsvindt. Annulering is mogelijk tot 48 uur voor aanvang van de activiteit , opvoorwaarde dat er regen en/of storm voorspeld wordt van meer dan 5 beaufort , op www.kmi.be .

Activiteit op een vaste locatie van WoodKid

De voorgestelde locaties van WoodKid zijn buitenlocaties. Bij slecht weer kan de mogelijkheid bekeken worden om een alternatieve binnenlocatie te voorzien. Dit is echter geen verplichting voor WoodKid. De eventuele meerkost van deze binnenlocatie is ten laste van de klant.

WoodKid behoudt zich het recht voor om:

o De activiteit maximaal 48u op voorhand te annuleren of te wijzigen , indien de weersomstandigheden te slecht zijn. Voor de klant zijn hier geen kosten aan verbonden. 

o Indien door overmacht de activiteit niet kan doorgaan , wegens het onbeschikbaar zijn van de gereserveerde locatie of beperkingen opgelegd door de overheid, de activiteit op voorhand te annuleren of te wijzigen. Indien het niet mogelijk is om een geschikte alternatieve locatie te vinden, heeft de klant het recht om te kiezen tussen het ontvangen van een volledige terugbetaling van de betaalde voorschotten of het verplaatsen van de activiteit naar een latere datum. WoodKid zal niet aansprakelijk zijn voor eventuele extra kosten die de klant hierdoor mogelijk heeft opgelopen.

WoodKid kan ter plaatse de activiteiten staken wegens slechte weersomstandigheden. Indien de weersomstandigheden later op de dag verbeteren, kan de activiteit mogelijk worden hervat. Deze beslissing wordt genomen met het oog op veiligheid en bescherming van deelnemers, medewerkers en materiaal. Deze wijziging heeft geen invloed op de overeengekomen kostprijs van de activiteit, zoals vermeld in de offerte, die volledig verschuldigd blijft .

Begeleiding en materiaal

WoodKid zorgt voor:

o Opgeleide begeleiders (bachelors en masters LO of een andere pedagogische

opleiding) met voldoende ervaring, bijgestaan door studenten in deze richtingen.

o Alle materiaal dat nodig is om de activiteit te voltooien.

o Een vlot verloop van de activiteiten.

o Een goede briefing van de begeleiders met alle nodige info, waaronder een draaiboek met dagverloop, lesfiches, contactnummers en een veiligheidsdraaiboek indien dit nodig is.

Verzekering en aansprakelijkheid

De deelnemers zijn verzekerd via de verzekeringspolis van de klant. 

Alle begeleiders van WoodKid zijn verzekerd tegen arbeidsongevallen. WoodKid is verzekerd voor haar burgerlijke aansprakelijkheid.

WoodKid vzw kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de laattijdige of niet uitvoering van een overeenkomst veroorzaakt door redenen waarover zij geen rechtstreekse controle heeft.

Onder dergelijke overmacht wordt verstaan alle omstandigheden die WoodKid vzw verhinderen haar verplichtingen na te komen, waaronder brand, ongeval, ziekte, werkstaking, oproer, zware verkeershinder, blokkades, rellen, oorlog, terroristische aanslagen, maatregelen van overheidswege, transportbelemmeringen, faillissement van de opdrachtgever, nalatigheid van leveranciers, epidemieën, overstromingen, stormen, etc. Deze opsomming is niet limitatief.

WoodKid vzw is niet gehouden tot welke schadevergoeding dan ook, die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zou zijn van door ons geleverde diensten, behalve in geval van zware fouten of opzet. De aansprakelijkheid van WoodKid vzw is alleszins beperkt tot de factuurwaarde van de geleverde diensten.

WoodKid vzw is, behoudens grove nalatigheid, niet verantwoordelijk voor lichamelijke ongevallen. 

Richtlijnen en eisen van de organisatie

De gebruiker verbindt zich ertoe alle richtlijnen en eisen, door de organisatie en de begeleiders verstrekt, door te nemen en te respecteren. Deze richtlijnen worden vooraf door WoodKid aan de gebruiker verstrekt en worden ter plaatse ook duidelijk gecommuniceerd. De gebruiker geeft ze ook door aan al zijn collega’s. De richtlijnen impliceren o.a. het respecteren van locaties, omgeving en materiaal

• Activiteiten

Iedere deelnemer dient zich te schikken naar richtlijnen van de begeleiders tijdens de activiteiten. Het is niet toegestaan om onder invloed van alcohol of drugs deel te nemen aan de activiteiten; bij enige twijfel aan het onder invloed deelnemen kan een deelnemer uitgesloten worden voor de activiteiten, zonder aanspraak op enige vorm van schadevergoeding.

In geval van verlies, beschadiging of vernietiging van materiaal tijdens activiteiten, indien niet het gevolg van slijtage, dient het beschadigde onderdeel of materiaal vergoed te worden.

• Verblijf/accommodatie

De gebruiker neemt voor de duur van het verblijf de verantwoordelijkheid op zich van het ter beschikking gestelde verblijf en het bijhorende grondgebied. Het respecteren van de buurt en zijn bewoners alsook het respecteren van de stilte na 22u wordt verwacht van de gebruiker en zijn medebewoners. De gebruiker verplicht zich aan WoodKid of diens gevolmachtigde alle onkosten te vergoeden die voortvloeien uit nalatigheid of verkeerd gebruik van locatie, omgeving of ter beschikking gesteld materiaal. Elke vastgesteld gebrek zal onmiddellijk gemeld worden. Ook wanneer de locatie extreem vuil achtergelaten wordt, zullen extra kuiskosten aangerekend worden.

Indien de gebruiker en/of zijn medebewoners zich niet gedragen naar deze voorwaarden, dan is de eigenaar gerechtigd de overeenkomst ofwel teniet te doen en te verlangen dat de gebruiker en zijn medebewoners de woning verlaten. Deze maatregel wordt genomen nadat de eigenaar, de gebruiker en/of zijn medebewoners aangemaand heeft zich aan de gestelde regels te houden. Indien, om bovenstaande reden de overeenkomst voortijdig wordt tenietgedaan, kan de gebruiker geen aanspraak maken op terugbetaling van de betaalde som.

Schade en ongevallen

Indien het materiaal, de uitrusting, terreinen of gebouwen van WoodKid vzw of een onderaannemer, al dan niet opzettelijk beschadigd worden, zal steeds een schadevergoeding geëist worden. Deze schadevergoeding is minstens gelijk aan de kostprijs van de herstelling en/of de aankoopprijs van het beschadigde goed. 

Indien de dader van de beschadiging niet vastgesteld kan worden, zal de klant aansprakelijk gesteld worden en instaan voor de bovenvermelde schadevergoeding.

Diefstal, verlies van en schade aan kledij en materiaal van de klant kunnen niet verhaald worden op WoodKid vzw. 

Betalingen

De afrekening voor geleverde diensten dient betaald te zijn binnen de termijn opgenomen in de overeenkomst. In geval van wanbetaling van het geheel of een gedeelte van de prijs, zal WoodKid vzw de klant in gebreke stellen om het verschuldigde bedrag te voldoen binnen een passende termijn. Betaalt de klant niet binnen die termijn, dan wordt het openstaande bedrag van rechtswege en zonder dat enige verdere ingebrekestelling nodig is, verhoogd met een forfaitaire vergoeding van 10%. Deze vergoeding wordt bij elke herinnering verhoogd met 10%. Indien een incassoprocedure gestart dient te worden, zal de bijhorende kost doorgerekend worden.

Elke wanbetaling brengt de opeisbaarheid mee van de openstaande facturen en geeft WoodKid vzw het recht, na ingebrekestelling, de overeenkomst en eventuele toekomstige verbintenissen te ontbinden, onverminderd het recht op schadevergoeding. Wanneer één van de partijen haar contractuele verplichtingen niet nakomt, heeft de andere partij het recht om, na ingebrekestelling, hetzij haar verplichtingen op te schorten, hetzij de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien op de ingebrekestelling geen of geen nuttig gevolg wordt gegeven binnen de 8 werkdagen.

Al onze overeenkomsten worden beheerst door het Belgisch recht.

Diverse

WoodKid is gerechtigd om, in overeenstemming met de GDPR-wetgeving, de bij de uitvoering van de opdracht gemaakte foto’s, video’s en eventueel vermelding van naam of logo van de contractant voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Verloren voorwerpen

Verloren of vergeten voorwerpen kunnen op verzoek worden teruggestuurd, mits betaling van administratie- en verzendkosten van €25. U kunt ze ook zelf ophalen in ons kantoor.

 We bewaren de voorwerpen gedurende 2 maanden. Na deze periode worden ze geschonken aan het lokale goede doel.