1. WOODKID VZW – VOORWAARDEN VAN
TOEPASSING OP ALLE ACTIVITEITEN

1. Onderstaande voorwaarden bepalen een overeenkomst tussen enerzijds WoodKid vzw en anderzijds de klant/deelnemer, eventueel vertegenwoordigd door zijn/haar ouder(s), voogd of verantwoordelijke volwassene, die zich inschrijft voor een WoodKids kamp of een WoodKit activiteit georganiseerd door WoodKid vzw.
2. Beide partijen gaan, door het afsluiten van een inschrijving of in geval van een workshop of verjaardagsfeestje, door goedkeuring van de offerte, akkoord met de onderstaande en van toepassing zijnde voorwaarden voor deze activiteiten.
3. De deelnemer verbindt zich ertoe de gevraagde info correct en volledig te verstrekken aan WoodKid vzw.
4. Het beeldmateriaal dat gemaakt wordt tijdens de activiteiten mag gebruikt worden op sociale media en voor publicitaire doeleinden, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk op voorhand gemeld is van niet.
5. WoodKid vzw verbindt zich ertoe om de deelnemers tijdig alle praktische informatie mee te delen over de verblijfplaats, start-uur, benodigdheden en dergelijke.
6. Voor ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemers tijdens de activiteiten is WoodKid vzw verzekerd bij KBC onder polisnummer 37467397. Deze verzekering is begrepen in de prijs en geldt volgens de voorwaarden van de verzekeringspolis.
7. De deelnemer is zelf aansprakelijk t.o.v. Woodkid vzw indien deze schade aan het materiaal toebrengt.
8. Diefstal van, schade aan of verlies van persoonlijke bezittingen is niet verzekerd en wordt niet vergoed door Woodkid vzw. Het meebrengen van deze bezittingen naar de activiteit gebeurt dus op eigen risico.
9. De rechtbanken van het rechtsgebied van de zetel van Woodkid vzw zijn territoriaal bevoegd om enig geschil m.b.t. de overeenkomsten te berechten, en het Belgische recht is hierop van toepassing.

2. WOODKIDS KAMPEN EN WEEKENDS

2.1. Inschrijving en betaling

1. Bij inschrijving is de klant verplicht alle nodige informatie (medische en persoonlijke) te verstrekken opdat WoodKid vzw als goede huisvader kan handelen en accuraat kan reageren op voorvallen tijdens het kamp.
2. De deelnemer verklaart in goede fysieke en mentale gezondheid te zijn en WoodKid vzw op de hoogte te brengen van eventuele gezondheidsproblemen waarmee rekening gehouden moet worden. WoodKid vzw zal niemand uitsluiten van activiteiten op basis van bepaalde beperkingen, tenzij dit de veiligheid van de deelnemer of andere leden van de groep (deelnemers en begeleiders) in gevaar zal brengen.
3. Door de online inschrijvingsmodule volledig te doorlopen is de inschrijving definitief. WoodKid vzw behoudt zich evenwel het recht de inschrijving te annuleren bij gebrek aan tijdige betaling. Er zal dan wel een administratiekost aangerekend worden.
4. De volledige betaling gebeurt binnen 21 dagen na ontvangst van de inschrijvingsbevestiging vanwege WoodKid vzw, per overschrijving op het rekeningnummer IBAN BE42 0688 9973 5954 van WoodKid vzw.
5. Wanneer na 21 dagen geen betaling werd ontvangen zal Woodkid vzw een herinnering versturen die vermeldt dat vanaf dat moment een administratiekost van 15,00 EUR per begonnen week vertraging bij de betaling verschuldigd is, en dat de plaats opnieuw opengesteld zal worden binnen een termijn van 30 dagen na de inschrijvingsdatum.
6. Wanneer de plaats opgevuld wordt via de wachtlijst wordt de inschrijving als geannuleerd beschouwd en zijn de bepalingen onder art. 2.2. van toepassing. Wanneer de plaats niet opgevuld raakt blijft steeds het integrale inschrijvingsgeld verschuldigd, eventueel meer de administratiekosten vermeld in art. 2.1.5.
7. Bij een uitbetaling die langer dan 2 maanden blijft open staan, wordt de incassoprocedure gestart.
8. Indien een deelnemer op de wachtlijst staat en reeds betaald heeft, wordt het bedrag integraal teruggestort bij niet deelname aan de activiteit.

2.2. Annulering en wijzigingen door de klant

1. Tot 5 dagen voor de geplande activiteit kunnen administratieve wijzigingen aangebracht worden. Wijzigingen die nadien gevraagd worden kunnen een administratiekost met zich meebrengen waarvan de omvang afhankelijk is van de aard van de wijziging. De gevraagde wijzigingen worden geval per geval beoordeeld. Een annulatie voor een activiteit valt hier uitdrukkelijk niet onder.
2. Indien een klant wil annuleren, dient dit schriftelijk te gebeuren per mail naar sven@woodkid.be.
3. Voor annulering omwille van medische redenen dient de deelnemer een medisch getuigschrift voor te leggen. In dat geval wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald onder aftrek van een administratiekost van 20% van de totaalprijs, met een minimum van 40,00 EUR.
4. In geval van annulering zonder medische redenen worden geldt het volgende:
   • Bij annulering ten laatste drie weken voor datum van de activiteit: inschrijvingsgeld wordt terugbetaald onder aftrek van een administratiekost van 20% van de totaalprijs, met een minimum van 60,00 EUR. Indien de plaats alsnog kan worden ingevuld wordt het minimum herleid tot 40,00 EUR.
   • Bij annulering tussen drie weken en zeven dagen voor aanvang van de activiteit, bedraagt de annuleringskost 50% van de totaalprijs. Indien de plaats alsnog kan worden ingevuld wordt de annuleringskost herleid tot 50,00 EUR.
   • Annulering vanaf 7 dagen voor aanvang van de activiteit geeft geen recht op enige terugbetaling, de volledige totaalprijs blijft verschuldigd.
5. Wisselen van kamp wordt ook als een annulering beschouwd. Dit kan mits het betalen van een administratiekost en indien er voldoende plaats is op de gevraagde activiteit/kamp.

2.3. Wijzigingen en annulering door Woodkid vzw

1. WoodKid vzw heeft het recht om de vermelde tijdsindeling (zoals start/einduur of -datum) aan te passen omwille van redenen onafhankelijk van de wil van WoodKid vzw, zoals het weer, logistieke moeilijkheden of overmacht. De deelnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk ingelicht. In dat geval hebben de deelnemers geen recht op terugbetaling noch op schadevergoeding.
2. WoodKid vzw heeft het recht om de activiteit te annuleren om dezelfde redenen. De deelnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk ingelicht. In dat geval kan de deelnemer uit drie opties, zonder bijkomend recht op schadevergoeding:
   1. omboeking naar de volgende editie van dezelfde activiteit
   2. een tegoedbon die binnen eenzelfde gezin gebruikt kan worden binnen een periode van 1 jaar na ontvangst
   3. terugbetaling van het reeds betaalde inschrijvingsgeld verminderd met een administratiekost van 20% met een minimum van 40% van de totaalprijs.
3. Specifiek in geval van slechte of onveilige weersomstandigheden zal WoodKid vzw in eer en geweten oordelen of de activiteit al dan niet kan doorgaan en in de mate van het mogelijke in samenspraak met de klant zoeken naar een geschikt alternatief.

2.4. Het kamp

1. Vervoer naar de activiteit en terug is zelf te voorzien door de klant of de deelnemer, met uitzondering van de kampen waarbij expliciet vermeld wordt in welk geval de klant of deelnemer instaat voor het vervoer naar het kamp, en WoodKid vzw vervoer terug voorziet naar een vaste locatie die wordt meegedeeld.
2. Volgende maaltijden op de kampen zijn inbegrepen in de prijs:
   Voor de dagkampen met 1 overnachting: 1x avondmaal, 1x ontbijt, 1 x lunch, 2x vieruurtje en de drankjes die voorzien worden bij de maaltijden. Dit wordt voorzien voor de deelnemers die blijven slapen.
3. Voor de slaapkampen: dagelijks ontbijt, lunch, vieruurtje en avondeten en de drankjes die voorzien worden bij de maaltijden
   Indien een deelnemer zijn deelname na de start van de activiteit moet staken omwille van medische redenen, bewezen door een medisch attest, geeft dit geen aanleiding tot terugbetaling van het inschrijvingsgeld. WoodKid vzw zal de ouders/voogd/verantwoordelijke volwassene zo spoedig mogelijk inlichten, dewelke de deelnemer binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek dienen te komen ophalen.
4. Deelnemers die door hun gedrag de goede naam van WoodKid vzw, de werking van de activiteit of de veiligheid van andere deelnemers of begeleiders in gevaar brengen kunnen naar huis gestuurd worden. WoodKid vzw zal de ouders/voogd/verantwoordelijke volwassene zo spoedig mogelijk inlichten, dewelke de deelnemer binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek dienen te komen ophalen. Bij gebrek aan ophaling op een slaapkamp binnen de 8 uur na de melding zal WoodKid vzw zelf zorgen voor het vervoer van de deelnemer naar huis, waarvan de kosten aan de ouders/voogd/verantwoordelijke volwassene zullen worden aangerekend.

3. WOODKIT WORKSHOPS, VERJAARDAGSFEESTEN & SCHOOLACTIVITEITEN

3.1. Offertes en betaling

1. Bij inschrijving is de klant verplicht alle nodige informatie (medische en persoonlijke) te verstrekken opdat WoodKid vzw als goede huisvader kan handelen en accuraat kan reageren op voorvallen tijdens de activiteit.
2. De klant verklaart dat de deelnemers in goede fysieke en mentale gezondheid te zijn en WoodKid vzw op de hoogte te brengen van eventuele gezondheidsproblemen waarmee rekening gehouden moet worden. WoodKid vzw zal niemand uitsluiten van activiteiten op basis van bepaalde beperkingen, tenzij dit de veiligheid van een deelnemer of andere leden van de groep (deelnemers en begeleiders) in gevaar zal brengen.
3. WoodKid vzw maakt een offerte op aanvraag, dewelke 1 maand geldig blijft.
4. De offerte is gebaseerd op een door de klant opgegeven vermoedelijk aantal deelnemers. Het definitieve aantal deelnemers dient uiterlijk 7 dagen voor de activiteit gemeld te worden, waarna de factuur wordt opgemaakt op basis van het dan opgegeven aantal deelnemers.
5. Betaling verjaardagsfeestjes: Bij aanvaarding van de offerte dient een voorschot van 150,00 EUR betaald te worden. Pas na betaling van het voorschot is de boeking definitief. De factuur onder aftrek van het betaalde voorschot volgt vóór de start van de activiteit na opgave van het definitieve aantal deelnemers en dient uiterlijk 3 dagen voor de datum van de activiteit, per overschrijving op het rekeningnummer IBAN BE42 0688 9973 5954 van WoodKid vzw te worden betaald. Bij gebrek aan tijdige betaling wordt de activiteit als geannuleerd beschouwd en zijn de bepalingen onder art. 3.2. van toepassing.
6. Betalingstermijn workshops en schoolactiviteiten:.
   1. De factuur volgt steeds na afloop van de activiteit, en is betaalbaar binnen de 30 dagen na factuurdatum.
   2. De factuur wordt geacht te zijn aanvaard bij gebrek aan aangetekend protest binnen de 8 dagen na de verzending.
   3. Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest van 12% per jaar verschuldigd, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 15% op het nog verschuldigde bedrag, met een minimum van 30,00 EUR.
   4. Bij gebrek aan betaling binnen de 2 maanden na de verzending van de factuur wordt de incassoprocedure gestart.

3.2. Annulering en wijzigingen door de klant

1. Wijzigingen door de klant die gevraagd worden binnen de 7 dagen voor de activiteit geven nooit recht op (gedeeltelijke) terugbetaling.
2. Indien een klant wil annuleren, dient dit schriftelijk te gebeuren per mail naar sven@woodkid.be.
3. Voor annulering omwille van medische redenen dient de klant een medisch getuigschrift voor te leggen. In dat geval wordt een administratiekost van 20% van de totaalprijs aangerekend, met een minimum van 40,00 EUR. Dit wordt verrekend met eventueel reeds uitgevoerde betalingen.
4. In geval van annulering zonder medische redenen geldt het volgende:
   1. Verjaardagsfeesten: er wordt een administratiekost van 20 % van de totaalprijs aangerekend, met een minimum van 60,00 EUR. Dit wordt verrekend met eventueel reeds uitgevoerde betalingen.
   2. Workshops en schoolactiviteiten:
      1. in geval van annulering 6 weken op voorhand wordt een administratiekost van 20% van de totaalprijs aangerekend, met een minimum van 100 EUR.
      2. In geval van annulering tussen 6 weken en ten laatste 8 dagen op voorhand wordt 50% van de totaalprijs aangerekend.
      3. In geval van annulering minder dan 8 dagen op voorhand wordt 100% van de totaalprijs aangerekend.

3.3. Wijzigingen en annulering door Woodkid vzw

1. WoodKid vzw heeft het recht om de vermelde tijdsindeling (zoals start/einduur of -datum) aan te passen omwille van redenen onafhankelijk van de wil van WoodKid vzw, zoals het weer, logistieke moeilijkheden of overmacht. De klant wordt hiervan zo spoedig mogelijk ingelicht. In dat geval heeft de klant geen recht op terugbetaling noch op schadevergoeding.
2. WoodKid vzw heeft het recht om de activiteit te annuleren om dezelfde redenen. De klant wordt hiervan zo spoedig mogelijk ingelicht. In onderling overleg kan een nieuwe datum gezocht worden. Indien dit niet mogelijk is gelet op het specifieke karakter of het doel van de activiteit wordt de klant volledig terugbetaald zonder recht op bijkomende schadevergoeding.
3. Specifiek in geval van slechte of onveilige weersomstandigheden zal WoodKid vzw in eer en geweten oordelen of de activiteit al dan niet kan doorgaan en in de mate van het mogelijke in samenspraak met de klant zoeken naar een geschikt alternatief.