Algemene contractvoorwaarden – WoodKid vzw – WoodKids (kampen)

Algemene voorwaarden:

  1. Onderstaande voorwaarden bepalen een overeenkomst tussen enerzijds WoodKid vzw en anderzijds de deelnemer, vertegenwoordigt door zijn/haar ouder(s), voogd of verantwoordelijke volwassene, die zich inschrijft voor een “WoodKids” kamp.
  2. Beide partijen gaan, door het afsluiten van een inschrijving, akkoord met de onderstaande en van toepassing zijnde voorwaarden voor de WoodKids dag- en overnachtingskampen die georganiseerd worden door WoodKid vzw.
  3. De deelnemer verbindt zich ertoe de gevraagde info correct en volledig te verstrekken aan WoodKid vzw.
  4. De deelnemer verklaart in goede fysieke en mentale gezondheid te zijn en WoodKid vzw op de hoogte te brengen van eventuele gezondheidsproblemen waarmee rekening gehouden moet worden. WoodKid vzw zal niemand uitsluiten van activiteiten op basis van bepaalde beperkingen, tenzij dit de veiligheid van de deelnemer of andere leden van de groep (deelnemers en begeleiders) in gevaar zal brengen.
  5. WoodKid vzw heeft het recht om de vermelde tijdsindeling (zoals start/einduur of -datum) aan te passen of te annuleren omwille van onvoorziene omstandigheden zoals het weer, logistieke moeilijkheden, overmacht, enzovoort, maar verbindt er zich toe om, in de mate van het mogelijke, een passend alternatief te voorzien. De deelnemer zal in dat geval een gedeelte van het inschrijvingsgeld terug kunnen vorderen. Op voorwaarde dat de annulatiekosten voor verblijf, partners,… betaald zijn door WoodKid vzw.
  6. Het beeldmateriaal dat gemaakt wordt tijdens de kampen, mag gebruikt worden op sociale media en voor publicitaire doeleinden, tenzij uitdrukkelijk en schrijftelijk  op voorhand gemeld is van niet.
  7. WoodKid vzw behoudt zich het recht een dossierkost aan te rekenen voor wijzigingen in de laatste 72 uur voor de activiteit. De kost is afhankelijk van de aard van de wijzigingen.
  8. WoodKid vzw verbindt zich ertoe om de deelnemers ten laatste een week op voorhand te informeren over de verblijfplaats, startuur, benodigdheden,…
  9. Het eten dat aangeboden wordt op de kampen, is inbegrepen in de prijs.

Verzekering:

  1. WoodKid vzw zorgt voor de ongevallenverzekering en burgerlijke aansprakelijkheid van de deelnemers tijdens de activiteiten. Dit is inbegrepen in de prijs en geldt volgens de voorwaarden van onze verzekeringspolis (37467397) afgesloten bij KBC. Schade aan materiaal valt ten laste van de deelnemer. De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid wordt dus pas aangesproken na tussenkomst van de familiale verzekering van de deelnemer.
  2. Deze verzekeringen verzekeren geen diefstal van, schade aan of verlies van persoonlijke bezittingen.
  3. In de verzekering is geen annulatieverzekering inbegrepen.

Betaling en Annulatieregeling:

  1. Indien het kamp niet kan doorgaan door ernstige medische redenen, familiale redenen of door overmacht, zal WoodKid vzw dit onmiddellijk laten weten. De klant kan hiervoor beroep doen op een geneesheer om ziekte/ongeval te bevestigen. De deelnemers zal geen schadevergoeding eisen. In overleg tussen de beide contractanten, zal naar de meest geschikte oplossing gezocht worden.
  2. In geval van slechte of onveilige weersomstandigheden, zal WoodKid vzw in eer en geweten oordelen over het al dan niet doorgaan van de activiteit. WoodKid vzw kan, in de mate van het mogelijke, zoeken naar alternatieven.
  3. In geval er geen treffende datum gevonden wordt of een alternatieve activiteit voorzien wordt,betaalt WoodKid vzw het bedrag terug op rekeningnummer van de desbetreffende klant na afhouding van de dossier- of annulatiekosten .
  4. Indien de klant het kamp wil annuleren, dan dient dit schriftelijk te gebeuren per mail naar sven@woodkid.be. In geval van annulatie zonder medische redenen worden de volgende prijzen gehanteerd:
    • Bij annulatie drie weken of vroeger voor datum van het kamp wordt steeds een dossierkost aangerekend ten bedrage van 60 euro. Dit bedrag wordt toegepast tenzij de vrijgekomen plaats meteen kan ingevuld worden door deelnemers op de wachtlijst. In dat geval bedraagt de annulatiekost nog 30 euro.
    • Voor een annulatie tussen drie weken en zeven dagen voor aanvang van het kamp, bedraagt de annulatiekost 50% van de totaalprijs. Dit bedrag wordt toegepast tenzij de vrijgekomen plaats meteen kan ingevuld worden door deelnemers op de wachtlijst. In dat geval bedraagt de annulatiekost nog 50 euro.
    • Annulatie binnen een week voor het kamp, staat gelijk aan de betaling van het volledig verschuldigde bedrag.

    Deze annulatiekost geldt tenzij er een ander minimumbedrag is afgesproken.

  5. Voor annulatie omwille van medische redenen, dient een bewijsschrift afgeleverd te worden. De annulatiekost omvat in dit geval een dossierkost ter waarde van 30 euro.
  6. Indien een deelnemer tijdens een deelname aan het kamp ziek wordt of de deelname moet staken omwille van medische redenen wordt een dagbedrag afgehouden van de inschrijvingsprijs voor de dagen waarop de deelnemer aanwezig was.
  7. De inschrijving is pas definitief indien het verschuldigde bedrag binnen 21 dagen na inschrijving of 10 dagen na herinnering door WoodKid vzw werd overgemaakt. Indien niet aan deze verplichting werd voldaan, kan WoodKid vzw de plaats opnieuw openstellen voor andere geïnteresseerden.
  8. Indien blijkt dat de deelnemer op de wachtlijst staat en reeds betaald heeft, wordt het bedrag integraal teruggestort bij niet deelname aan het kamp.

Verplichtingen door de klant

  1. De volledige betaling gebeurt binnen 21 dagen na ontvangst van de bevestiging vanwege WoodKid vzw, per overschrijving op het rekeningnummer IBAN BE42 0688 9973 5954 van WoodKid vzw.
  2. Bij inschrijving is de klant verplicht alle nodige informatie (medische en persoonlijke) te verstrekken opdat WoodKid vzw als goede huisvader kan handelen en accuraat kan reageren op voorvallen tijdens het kamp.