Contact

Als WoodKid VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we een duidelijke en transparante toelichting geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.Woodkid vzw zet zich te allen tijde in om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

WoodKid vzw
Klein Dalenstraat 45c
3020 Herent
info@woodkid.be | 0477 73 50 10
Ondernemingsnummer: 0549.9677.29

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door WoodKid vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van WoodKid vzw (inschrijvingen via KampAdmin).
• Op contractuele basis (medewerkers). 
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van een vrijwilligersregister en het opstellen van fiscale fiches.
• In het kader van boekhouding en financiële verwerking (inclusief persoonsgegevens gekoppeld aan financiële transacties).
• Omwille van vitaal belang (medische fiches).
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid.
• In het kader van verzekeringen, waarbij Woodkid vzw in staat moet zijn de verzekerde persoon individueel en uniek te identificeren.
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (na verkregen toestemming). 
• Voor bevragingen die wij gebruiken ter controle en ter verbetering van onze diensten en activiteiten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en opslaan, verzamelen of verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, email (alle activiteiten).
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer (medewerkers).
• Rijksregisternummer (medewerkers).
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats (kampen)
• Gezondheidsgegevens
• Financiële gegevens (bv rekeningnummer)
• Informatie nodig voor je inschrijving
• Informatie nodig voor de begeleiders van de kampen en vormingen

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. De verstrekte gegevens dienen nauwkeurig en volledig te zijn, en Woodkid vzw moet op een juiste manier worden geïnformeerd. Om een correcte verwerking van gegevens mogelijk te maken, dienen gevoelige informatie uitsluitend te worden gecommuniceerd in de daarvoor bestemde velden of op de aangewezen plaats. Het is ook belangrijk alleen informatie te verstrekken die relevant is voor het specifieke doel waarvoor de gegevens worden ingediend. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• De inschrijvingen voor een activiteit (KampAdmin)
• De uitvoering van een activiteit, waaronder leveranciers, verblijfcentra, docenten, eigen vrijwilligers, …
• De afhandeling van een schadegeval (bv. verzekeraar, (medische) experten en consultants, de bank, …)
• Verzekering van de deelnemers aan activiteiten (KBC ongevallenverzekering).
• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting 311, Telenet en Proximus)
• Het verzorgen van de IT- infrastructuur (Google, Facebook).
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp)
• Toekennen van ledenvoordeel bij partners (Vaude).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken we hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Tevens kunnen wij enkel persoonsgegevens delen met derden die hierboven niet vermeld staan indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

WoodKid vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist is. 

Je gegevens worden in onze back-upsystemen bewaard totdat ze automatisch worden verwijderd volgens het bewaringssysteem. Wanneer een back-up moet worden hersteld, worden eerst de gegevens die niet langer nodig zijn voor de omschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen. Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens in onze systemen geanonimiseerd worden uiterlijk na het verstrijken van de aansprakelijkheidstermijn of de maximaal wettelijk toegestane termijn voor het bewaren van boekhoudkundige documenten. Dit houdt in dat we gegevens niet meer kunnen linken aan een persoon, maar wel nog kunnen gebruiken in het kader van statistische analyse.

Wat betreft medische gegevens, worden deze bewaard tot het einde van de betreffende activiteit of voor de noodzakelijke duur, bijvoorbeeld voor een verzekeringsdossier, afhankelijk van de specifieke vereisten. Er wordt dus regelmatig gevraagd om deze opnieuw in te vullen. 

Uw rechten omtrent uw gegevens

Uw rechten omtrent uw gegevens zijn:

• U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien en om correcties aan te vragen of verwijdering te verzoeken van de gegevens die wij van u hebben ontvangen. Bovenaan dit privacy statement staat beschreven hoe u contact met ons kunt opnemen.
• Tevens heeft u de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of tegen een specifiek deel hiervan, zowel door ons als door een van onze verwerkers. Woodkid vzw zal uw gegevens niet verwerken, behalve in gevallen waarin er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering.
• U heeft ook het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of rechtstreeks aan een andere partij op uw instructie.
• Indien Woodkid vzw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming kan resulteren in het onvermogen van Woodkid vzw om bepaalde diensten te leveren, zoals bijvoorbeeld het versturen van een nieuwsbrief.
• Om misbruik te voorkomen, kunnen we u vragen zich adequaat te identificeren (vb. via een beveiligd online platform of via een kopie van de identiteitskaart) voordat we actie ondernemen met betrekking tot de genoemde zaken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Wijziging privacy statement

WoodKid vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website of via de nieuwsbrief. 

Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens kan u terugvinden op privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Bescherming van data

WoodKid vzw zal er alles aan doen om uw gegevens zowel on- als offline maximaal te beschermen via een degelijke bescherming van ons softwaresysteem en interne richtlijnen voor medewerkers. Mocht het ondanks alle inspanningen toch gebeuren dat uw gegevens in gevaar komen, brengen we u hiervan op de hoogte en informeren we de privacycommissie hiervan.

Portretrechten

Tijdens de activiteiten van WoodKid vzw zal er beeldmateriaal gemaakt worden. Indien u liever niet heeft, dat u hierin verschijnt, kan u dit aangeven op het inschrijvingsformulier én bij de start van de activiteiten. Indien wij geen reactie ontvangen van u, gaan we ervan uit dat uw portret getoond kan worden. Wel is het mogelijk om op uw verzoek bepaalde foto’s te verwijderen.

Update: Najaar 2023